REGES-ONLINE în 2026: ce transmiți, în ce termen și ce amenzi riști — ghid pentru angajatori

Din 2025, registrul salariaților nu se mai ține în aplicația Revisal instalată pe calculator, ci în REGES-ONLINE, platforma Inspecției Muncii (HG 295/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025). Angajatorii au avut la dispoziție șase luni, până la 30 septembrie 2025, ca să treacă pe noul sistem. Ce nu s-a schimbat: obligația de a transmite fiecare angajare, modificare, suspendare și încetare, în termene stricte, sub sancțiunea amenzii. Mai jos ai regulile pe scurt și fără limbaj de lege.

Ce este REGES-ONLINE și cum intri

REGES-ONLINE este aplicația web în care fiecare angajator își ține registrul general de evidență a salariaților. Accesul se face cu identitate digitală (ROeID) sau certificat digital calificat; reprezentantul legal cere acces la registrul firmei și poate delega apoi alte persoane (contabilul, HR-ul). Aceeași aplicație oferă și un acces pentru „sistem extern” — chei API cu care un program de salarizare transmite datele direct în registru, fără fișiere și fără retastat.

Ce se transmite în registru

• Salariatul — datele de identificare: CNP, nume, prenume, adresă, act de identitate, localitate de domiciliu, cetățenie.
• Contractul — număr și dată, data de început (și de sfârșit, la durată determinată), tipul contractului și al normei, ocupația COR (cod complet de 6 cifre), salariul de bază și sporurile, timpul de muncă cu intervalul orar, nivelul de studii, locul de muncă (județ și localitate).
• Evenimentele — modificări ale elementelor de mai sus, suspendări (inclusiv concediile medicale), detașări, încetări cu temeiul legal din Codul muncii, corecții.

Termenele de transmitere (HG 295/2025)

1. Angajare: cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Nu „în prima zi” — în ziua dinainte.
2. Modificări de funcție, tip de contract, durată, loc de muncă, timp de muncă: cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.
3. Modificări de salariu, indemnizații, sporuri: în 20 de zile lucrătoare de la data modificării (10 zile lucrătoare când modificarea vine dintr-o hotărâre judecătorească).
4. Suspendare pentru concediu medical: în 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului. Alte suspendări: cel târziu în ziua anterioară începerii/încetării suspendării.
5. Încetare: cel târziu la data încetării contractului, cu temeiul legal.
6. Date de identificare (ale salariatului sau ale angajatorului): în 3 zile lucrătoare de la modificare.
7. Erori: corecția se transmite la data la care angajatorul a luat cunoștință de ele.

Amenzile

Contravențiile din HG 295/2025 se aplică pe persoană sau pe abatere, nu o singură dată pe firmă:

• Netransmiterea în termen a contractului pentru o persoană care prestează efectiv muncă: 3.000–5.000 lei pentru fiecare persoană neînregistrată.
• Necompletarea elementelor contractului sau netransmiterea în termen a modificărilor (inclusiv datele salariatului): 5.000–8.000 lei.
• Contracte active necompletate în registru în perioada de tranziție: 5.000–10.000 lei; neînscrierea angajatorului în noul registru: 15.000–20.000 lei.

Cea mai des întâlnită abatere rămâne banala întârziere: contractul semnat luni dimineață și transmis luni la prânz, sau majorarea de salariu uitată peste 20 de zile. Amenda nu depinde de intenție.

Cum eviți întârzierile: un singur loc pentru date

Cele mai multe întârzieri vin din faptul că datele trăiesc în două locuri: în programul de salarizare și în registru, iar al doilea se completează „când se apucă cineva”. Cu API-ul REGES-ONLINE, programul de salarizare poate transmite direct: aceleași câmpuri pe care le completezi pentru statul de plată devin mesajul către registru, fără retastat.

Așa lucrează modulul Reges din Fiscalio: conectezi firma cu cheile API din contul Reges, iar din fișa angajatului înregistrezi persoana, contractul, modificările, suspendările și încetările. Fiecare transmitere are recipisa și răspunsul Inspecției Muncii în istoric, respingerile vin ca notificare, iar dacă ai deja angajați în registru îi imporți din exportul Reges ca să nu-i înregistrezi de două ori. Detalii în cum trimiți salariații și contractele în Reges direct din programul de salarizare.

Pe scurt

Revisal a dispărut; registrul e online și cu API. Regulile de aur: angajarea cu o zi înainte, modificările „grele” cu o zi înainte, salariul în 20 de zile lucrătoare, încetarea la dată. Amenzile pornesc de la 3.000 lei pe persoană. Cel mai sigur mod de a le evita nu e un calendar, ci un flux în care datele se transmit din același loc în care se și calculează.