Verificare CUI: cum verifici un furnizor sau un client înainte să plătești ori să emiți factura

O verificare de CUI durează zece secunde și te ferește de două probleme scumpe: să plătești o factură pe care nu o poți deduce și să emiți o e-Factură care se întoarce respinsă de la ANAF. Mai jos, ce înseamnă fiecare informație din registru și ce faci cu ea. Poți verifica pe loc în unealta gratuită de verificare CUI, fără cont.

CUI, CIF, cod fiscal: același număr

CUI (codul unic de înregistrare) e numărul dat de Registrul Comerțului la înființare. CIF (codul de identificare fiscală) e același număr, folosit de ANAF. „Cod fiscal” e cum îi spune toată lumea. Singura diferență care contează e prefixul RO: apare doar la firmele înregistrate în scopuri de TVA. RO12345678 și 12345678 sunt aceeași firmă, dar prefixul îți spune dacă facturează cu TVA.

Ce afli din verificare și ce înseamnă

1. Denumirea și adresa sediului. Trebuie să coincidă cu ce scrie pe factură. La e-Factura, ANAF verifică CUI-ul, nu denumirea, dar o denumire greșită pe factură rămâne o problemă la control și la contabil.
2. Plătitor de TVA: da sau nu. Dacă furnizorul e plătitor, factura lui trebuie să aibă TVA și CUI-ul cu RO. Dacă nu e plătitor și totuși îți facturează cu TVA, nu ai drept de deducere, iar el e în ilegalitate. Invers, dacă tu emiți către un client plătitor de TVA, în XML-ul e-Factura CUI-ul lui merge cu prefixul RO.
3. Stare: activ sau inactiv fiscal. Cea mai importantă. Vezi mai jos.
4. Radiat. Firma nu mai există juridic. Orice factură de la ea după data radierii e nulă.
5. Numărul de la Registrul Comerțului (J12/1234/2020) și data înregistrării. O firmă înființată luna trecută care îți cere avans mare merită o privire în plus.

Firma inactivă fiscal: ce riști

ANAF declară o firmă inactivă fiscal când nu depune declarațiile șase luni la rând, nu poate fi găsită la sediu, sau organele de control constată că nu funcționează. Lista e publică și se actualizează zilnic. Consecințele pentru tine, ca partener:

• Nu deduci TVA-ul din facturile emise de ea în perioada de inactivitate, chiar dacă serviciul a fost prestat real.
• Cheltuiala e nedeductibilă la impozitul pe profit.
• La reactivarea furnizorului poți recupera dreptul, dar cu declarații rectificative și timp pierdut.

De aceea verificarea se face înainte de plată, nu când primești factura. O firmă poate deveni inactivă între momentul în care ai semnat contractul și momentul în care plătești.

Când să verifici

• La primul contact cu un furnizor sau un client nou, înainte de contract sau de avans.
• Înainte de fiecare plată mare către un furnizor pe care nu l-ai mai plătit de câteva luni.
• Înainte să emiți o factură, ca să pui corect prefixul RO și denumirea. Dacă primești e-Factura respinsă pentru CUI, de obicei aici e cauza.
• La sfârșit de an, pentru toți furnizorii activi, o trecere rapidă prin listă înainte de închiderea contabilă.

Cum verifici, gratuit

Manual: pe site-ul ANAF, în secțiunea de servicii online, sau mult mai rapid în unealta noastră de verificare, care citește direct serviciul oficial ANAF și îți arată tot pe un singur ecran. Nu cere cont și nu păstrează nimic despre tine.

Automat: aceeași verificare e disponibilă ca API public, gratuit, pentru programele tale sau ale contabilului. O cerere HTTP simplă, fără cheie:

GET https://app.fiscalio.ro/api/v1/public/company/RO12345678

Răspunsul e JSON cu denumirea, CUI-ul, dacă e plătitor de TVA, județul, localitatea, adresa și starea. Limita e de 1.000 de cereri pe oră pentru fiecare adresă IP, suficient pentru a trece prin toți partenerii unei firme obișnuite în câteva secunde.

Semne că merită o verificare mai atentă

• CUI-ul de pe factură nu are RO, dar factura are TVA.
• Adresa de pe factură diferă de cea din registru.
• Firma e înființată de câteva săptămâni și cere plata integrală în avans.
• Contul IBAN de pe factură nu e pe numele firmei, ci al unei persoane fizice.
• Furnizorul refuză să trimită factura prin e-Factura, deși e obligatoriu pentru orice tranzacție între firme.

Niciunul nu e dovadă de fraudă, dar fiecare e un motiv să întrebi înainte să plătești. Verificarea de CUI e primul pas, gratuit și de zece secunde.