Ghid e-Factura pentru firmele din România: ce, cum și de ce

e-Factura a devenit obligatorie pentru relațiile B2B din România începând cu 1 iulie 2024, iar din ianuarie 2025 și pentru B2C într-o formă simplificată. Dacă ești administrator al unei firme sau contabil, ghidul acesta îți oferă contextul complet: cine e obligat, cum funcționează tehnic SPV-ul, ce trebuie să conțină XML-ul, ce erori apar frecvent și cum le eviți.

Cine e obligat să folosească e-Factura

Conform OUG 120/2021 și actualizărilor ulterioare, toate persoanele impozabile înregistrate în România sunt obligate să folosească e-Factura pentru tranzacțiile B2B — indiferent dacă vorbim de SRL, PFA, ONG cu activitate economică sau alte forme juridice.

• Emitenți: trebuie să transmită factura prin SPV (Spațiul Privat Virtual) în cel mult 5 zile calendaristice de la emitere.
• Destinatari: pot încasa facturi doar prin SPV; cele care nu ajung pe SPV nu sunt considerate emise legal.
• Excepții: livrările intracomunitare și export-ul nu intră sub e-Factura; acestea rămân pe regimul clasic.

Formatul tehnic: UBL 2.1 cu CIUS-RO

e-Factura folosește standardul european UBL 2.1 (Universal Business Language) cu particularizarea românească CIUS-RO. Practic: un fișier XML cu structură predefinită care conține toate datele facturii — furnizor, client, produse/servicii, cote TVA, totaluri.

Nu trebuie să scrii XML-ul manual; majoritatea programelor de facturare (inclusiv Fiscalio) îl generează automat din datele introduse în interfață. Ce trebuie să știi:

• Fiecare factură primește un index de încărcare unic de la ANAF după upload-ul XML-ului.
• După upload, ANAF validează și răspunde cu un status: acceptată, respinsă sau eroare.
• Dacă e respinsă, primești motivul (ex. CIF invalid, cotă TVA greșită, numerotare duplicată) și trebuie să corectezi + reuploadezi cu alt număr.

Cum funcționează, pas cu pas

1. Înregistrare în SPV — firma trebuie să aibă un cont activ pe spv.anaf.ro, iar persoana care depune să dețină certificat digital calificat emis de o autoritate acreditată (certSIGN, DigiSign, Trans Sped etc.).
2. Autorizare OAuth — pentru programe care se conectează automat la SPV (inclusiv Fiscalio), generezi în SPV un set de credențiale OAuth (client_id + client_secret) cu care aplicația obține token-uri de acces.
3. Emitere și upload — creezi factura în program, programul generează XML-ul conform UBL 2.1 + CIUS-RO și-l trimite prin API-ul ANAF la endpoint-ul de upload.
4. Urmărire status — după upload primești un index. Cu acesta poți interoga periodic API-ul ANAF pentru a vedea dacă factura a fost acceptată, respinsă sau dacă încă se procesează.
5. Recepție facturi primite — sincronizezi periodic mesajele din SPV și descarci XML-urile primite de la furnizori. Acestea trebuie păstrate alături de contabilitatea ta.

Erori comune și cum le rezolvi

„CIF invalid pentru partenerul X"

Cel mai frecvent motiv: CIF-ul conține formatul cu „RO" la firme care nu sunt plătitoare de TVA (sau invers). Verifică în ANAF dacă firma e plătitoare de TVA și elimină/adaugă „RO" corespunzător.

„Număr de factură duplicat"

Odată ce o factură e încărcată în SPV (acceptată sau nu), numărul ei e „consumat". Nu poți retrimite aceeași factură cu același număr. Dacă trebuie să corectezi, emiți o factură nouă cu număr nou, iar pentru anulare emiți o factură storno (valori negative) cu referință la cea originală.

„Cotă TVA incorectă"

Începând cu 2026, cotele valabile în România sunt 0%, 11% și 21%. Cotele vechi (5%, 9%, 19%) nu mai sunt acceptate. Dacă reemiți o factură veche, asigură-te că folosești cota actuală.

„Factura nu a ajuns pe SPV" (expirare)

Dacă nu trimiți în 5 zile calendaristice, riști amendă. Soluția evidentă: automatizare. În Fiscalio factura se trimite cu un click după aprobare și primești notificare când ANAF o acceptă sau o respinge.

Pe scurt

e-Factura nu e un moft birocratic: e sistemul prin care toate facturile B2B circulă oficial prin ANAF. Cine o ignoră riscă amenzi și probleme la TVA. Cu un program care automatizează emiterea, upload-ul și urmărirea statusului, flow-ul devine: scrii factura → apeși Trimite → primești confirmarea. Diferența se vede la final de lună.