Facturi primite prin SPV: cum le descarci automat, fără să intri în ANAF

De la 1 iulie 2024, orice firmă cu CUI românesc primește facturile B2B exclusiv prin e-Factura — în mesageria SPV a ANAF. Bonul de la poștă a dispărut; PDF-ul primit pe email e doar o reprezentare auxiliară. Sursa oficială e XML-ul din SPV. Asta înseamnă că fiecare firmă trebuie să verifice SPV-ul periodic — sau să-și automatizeze descărcarea.

De ce descărcarea manuală e o problemă

Scenariul obișnuit al unui administrator de SRL mic:

1. Loghează-te pe anaf.ro cu certificat digital sau SPV, navighezi la mesageria SPV.
2. Descarci fiecare factură ca ZIP (XML + PDF).
3. Salvezi ZIP-urile pe disc, le dezarhivezi, le sortezi pe furnizor.
4. Le trimiți contabilului pe email sau WhatsApp.

Procesul durează 30-60 minute pe săptămână. Dacă ratezi o săptămână, mesageria se umple și pierzi vizibilitate. Mai grav: facturi cu scadență scurtă pot rămâne neobservate până trec de data de plată.

Cum funcționează sincronizarea automată

ANAF expune, pentru fiecare firmă, un API de mesagerie SPV care listează facturile primite (index ANAF, dată, CUI emitent, total). Același API permite descărcarea ZIP-ului pentru fiecare index. Un sistem de gestiune facturi se poate conecta direct la acest API, periodic, și importa automat tot ce apare nou.

Concret, o sincronizare bună acoperă:

• Listare periodică — la fiecare oră, nu o dată pe săptămână. Facturile apar imediat în aplicație.
• Parsarea XML-ului — extragerea automată a emitentului, liniilor, cotelor TVA, totalului. Nu mai tastezi datele într-un Excel.
• Detectarea duplicatelor — dacă din greșeală ai importat manual aceeași factură anterior (PDF), sistemul recunoaște după CUI emitent + număr factură + dată și le leagă.
• Notificare — primești un semnal când apar facturi noi; nu trebuie să verifici tu.

Ce faci cu facturile primite automat

Odată importate, facturile intră într-un flux de aprobare:

• Administrator — le verifică, confirmă că serviciul / produsul a fost primit, o marchează ca aprobată pentru plată.
• Contabil — le vede deja înregistrate (fără să fie tastate manual), le reconciliază cu extrasul bancar când plata e făcută, le include în D300 / D394.

Dacă ai sincronizate extras bancar + facturi primite, potrivirea factură ↔ plată e aproape automată. În Fiscalio, tranzacțiile din extrasele BT / BCR / BRD se leagă de facturi după sumă și CUI, așa că raportul de plăți efectuate apare fără efort.

Ce faci cu facturile vechi

Pe interfața web SPV, mesajele rămân disponibile pentru ultimele 60 de zile. După acest interval, vechiul conținut dispare din mesagerie — e responsabilitatea contribuabilului să păstreze facturile proprii conform termenelor fiscale. API-ul permite însă interogări retroactive pe perioade mai lungi.

Un sistem care sincronizează facturile primite le stochează permanent în propria bază de date. În Fiscalio, facturile descărcate rămân disponibile oricând — nu depind de cele 60 de zile din mesageria ANAF. La prima conectare, sistemul poate recupera istoricul — așa începi cu o arhivă completă, nu doar cu ce intră de mâine înainte.

Pe scurt

Descărcarea manuală a facturilor din SPV e o rutină de săptămână pierdută. O sincronizare care rulează orar, extrage datele, deduplica și le partajează cu contabilul în timp real transformă facturile primite dintr-o bătaie de cap într-un flux invizibil. Odată făcut, nu te mai întorci.