Ce documente ține un SRL la dosar — și cine răspunde pentru fiecare

Un dosar bine organizat al firmei e diferența între o verificare ANAF liniștită și una cu surprize. Problema e că nimeni nu îți spune explicit ce trebuie păstrat și cine răspunde pentru fiecare categorie. Acest articol le împarte în 4 grupe clare, cu cine urcă ce și cât timp păstrezi fiecare document.

1. Actele firmei (administratorul răspunde)

Documentele care atestă existența și structura SRL-ului. Sunt urcate de administrator — el are acces la ele, el le semnează, el cunoaște contextul operațional.

• Certificat constatator de la Registrul Comerțului — actualizat cel puțin o dată pe an sau la orice modificare.
• Actul constitutiv și toate modificările ulterioare.
• Hotărâri AGA — schimbări de administrator, de sediu, de capital social, de obiect de activitate.
• Contract de sediu (dacă sediul nu e proprietate) și dovezi de adresă operațională.
• Specimen de semnătură al administratorului.
• Certificat de înregistrare TVA, dacă firma e plătitoare.

Retenție: permanent, cât timp firma există. Plus 5 ani după lichidare.

2. Documente operaționale (administratorul răspunde)

Documente legate de activitatea zilnică — contracte, extrase, corespondență. Tot administratorul le urcă, pentru că sunt legate direct de relațiile comerciale și bancare.

• Contracte comerciale cu clienți și furnizori.
• Contracte de muncă și acte adiționale.
• Extrase bancare lunare, pentru fiecare cont.
• Acte de bunuri (facturi de achiziție, fișe tehnice echipamente, contracte de leasing).
• Procese verbale de recepție, de inventariere.
• Corespondența oficială cu autoritățile (ITM, DSP, etc.) — scanată și arhivată pe entitate.

Retenție: 10 ani de la finalul anului fiscal pentru documentele cu impact contabil; durata contractului + 3 ani pentru contracte; conform Codului Muncii pentru documente de angajați.

3. Documente contabile și fiscale (contabilul răspunde)

Documente generate din activitatea contabilă — rezultatele muncii de ținere a evidenței. Aici contabilul e cel care le urcă, pentru că el le produce.

• Bilanț anual și contul de profit și pierdere.
• Situații financiare semestriale (pentru firmele care au obligație).
• Registrul-jurnal și registrul inventar.
• Declarațiile fiscale depuse — D100, D112, D300, D390, D394, D101.
• Recipisele ANAF pentru fiecare declarație.
• Stat de plată lunar și fluturași de salariu.
• Foi de vărsământ pentru contribuții și taxe.

Retenție: 10 ani pentru registre și declarații; 50 ani pentru stat de plată (necesar pentru pensii).

4. Documente de angajați (mixt)

• Administrator: contractele de muncă, acte adiționale, decizii de încetare, concedii de odihnă aprobate, evaluări.
• Contabil: fluturași, state de plată, calcule de indemnizații, istoric salarii.

Retenție: 75 ani de la încetarea raportului de muncă (pentru dovedirea stagiului de cotizare la pensionare).

Cum organizezi dosarul în practică

Un loc, nu 5 locuri

Cea mai mare problemă la firmele mici nu e lipsa documentelor — e că sunt împrăștiate: unele pe emailul administratorului, altele pe Google Drive-ul contabilului, altele pe WhatsApp. La o verificare ANAF sau la o schimbare de contabil, nimeni nu știe ce există și unde.

Atașare la entitatea corectă

Fiecare document ar trebui atașat la entitatea de care aparține: contractul — la partenerul din baza de date, extrasul — la contul bancar, fluturașii — la angajat, bilanțul — la firmă pe an. Așa le găsești fără căutări de 10 minute.

Acces diferit pentru fiecare

Administratorul și contabilul văd ambii dosarul, dar nu trebuie să poată modifica orice. Extrasele sunt urcate de admin (doar el le are); declarațiile sunt generate de contabil. Fiecare urcă în zona lui, celălalt vede.

Pe scurt

Un dosar de firmă bine organizat nu e un ideal de ordine — e o chestiune de supraviețuire la verificări și tranziții. Cei 4 ani de dosare pe care trebuie să-i prezinți la un control ANAF se găsesc în 10 minute dacă totul e într-un singur loc, atașat la entități, cu roluri clare. Fără un sistem: e o săptămână de vânătoare prin emailuri.